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Tout comprendre à la gestion des notes de frais de l’entreprise

Un salarié qui réalise une mission loin de son domicile doit dépenser de l’argent pour se nourrir et se loger. Ces frais doivent-ils être pris en charge par lui seul ? La réponse : non, à la condition qu’il présente une note de frais à son employeur. Les notes de frais de l’entreprise sont des documents justifiant les dépenses réalisées dans le cadre de l’activité professionnelle. L’employeur a le devoir de les rembourser. Mais quels sont les frais qui font l’objet d’un remboursement ? De combien de temps l’employeur dispose-t-il pour rembourser ses employés ? Nous vous indiquons tout ce que vous devez savoir sur le remboursement des notes de frais de votre entreprise.

Notes de frais : de quoi s’agit-il ?

Les notes de frais rassemblent les dépenses liées à l’activité professionnelle. Elles doivent être accompagnées d’un justificatif (un ticket de caisse, une facture…) pour être valables. Pour se faire rembourser ces dépenses, le salarié doit fournir les notes de frais et les justificatifs à son employeur.

À noter : il existe trois différents types de notes de frais.

  • Les frais de déplacement.

  • Les frais d’hébergement.

  • Les frais de repas.

  • Frais d’achats pour l’entreprise ou l’exécution de son travail par le salarié, à rembourser.

Les frais de déplacement

Si le salarié doit se déplacer hors de son lieu de travail pour réaliser une mission, il peut demander à se faire rembourser les frais liés au transport, qu’il s’agisse d’essence, d’un taxi, d’un billet de train… La note de frais pour justifier un déplacement doit comporter les éléments suivants :

  • la date ;

  • le lieu ;

  • le prix ;

  • la raison du déplacement.

Les frais d’hébergement

Certaines tâches demandent au salarié de s’éloigner de son domicile pour plusieurs jours (ou pour une durée plus longue). Dans ce cas-là, il lui faut un lieu où dormir : un hôtel, un logement avec un bail mobilité… Quel que soit le moyen d’hébergement, les frais engendrés doivent être remboursés par l’employeur.

Voyez avec votre salarié la durée du voyage, le lieu où il sera hébergé et le nombre de repas dont il aura besoin.

Les frais de repas

Les frais de repas prennent en compte les sorties au restaurant, mais aussi un simple casse-croûte. Ces frais sont remboursables s’ils entrent dans le cadre d’une mission : un voyage, une rencontre avec un client…

Les repas pris par le salarié lors de la pause déjeuner d’une journée « normale », où il se rend sur son lieu de travail habituel ou un lieu de travail externe (espace de coworking…) proche de son domicile, ne peuvent faire l’objet d’une note de frais. Ils peuvent cependant donner lieu à des avantages salariaux volontaires (tickets restaurants) ou par obligation conventionnelle (paniers repas).

Comment rembourser les notes de frais de l’entreprise ?

Quel est le délai maximum pour effectuer un remboursement ?

Vous avez bien du temps pour rembourser les notes de frais de vos salariés. En effet, vous avez trois ans pour réaliser le remboursement suite à la présentation d’une note de frais. Cependant, il est conseillé de ne pas attendre aussi longtemps : vous risqueriez de cumuler les frais à rembourser et de vous retrouver avec une belle somme à retirer de votre chiffre d’affaires.

Vous pouvez récupérer toutes les notes de frais du mois et les rembourser à la fin de celui-ci, ou tous les trois mois. Bien entendu, cela dépend du nombre de fois où vos salariés doivent prendre un repas avec un client ou se rendre dans une autre ville pour plusieurs jours dans le cadre d’une mission. Si vous recevez peu de notes de frais, vous pouvez envisager un remboursement trimestriel, par exemple. Mais si vous en avez beaucoup, il est préférable de gérer ces dépenses mois par mois.

Réel ou forfait : quelle est la meilleure option?

Les frais réels

Rembourser les frais réels d’une note, c’est rembourser le montant exact indiqué par le salarié. Si, à la fin du mois, l’un de vos salariés a engagé 250 euros de frais professionnels, vous devez lui rembourser les 250 euros.

Les frais réels impliquent que le salarié paie lui-même le restaurant ou l’hôtel, puis se fait rembourser les dépenses par la suite.

Les frais au forfait

Comme son nom l’indique, le forfait consiste à proposer une somme fixe que le salarié peut dépenser chaque mois pour son activité professionnelle. Vous retrouverez un barème sur le site de l’Urssaf qui indique les limites des forfaits selon la situation (déplacement, titres-restaurant…).

Est-il possible de refuser de rembourser une note de frais ?

Si les frais engagés vous semblent incohérents, il se peut qu’une erreur se soit glissée dans la note de frais. Si c’est le cas, revoyez le montant indiqué sur la note et ceux des justificatifs. Cependant, si le salarié a délibérément modifié le montant, vous êtes en mesure de refuser de rembourser les notes de frais.

Lorsqu’un salarié doit dépenser de l’argent pour réaliser une mission professionnelle, comme un déjeuner avec un client ou un rendez-vous marketing dans une autre ville, il a la possibilité de faire une demande de remboursement. Là, il doit collecter tous les justificatifs pour prouver les sommes investies (repas, hôtel, essence ou titres de transport…) et créer une note de frais qui regroupe toutes les dépenses. L’employeur a l’obligation de les rembourser : soit au réel, soit au forfait. Avec le réel, les dépenses sont remboursées dans leur intégralité. Le forfait, quant à lui, est une somme versée au salarié qu’il peut utiliser pour ses dépenses professionnelles. Pour gérer les notes de frais de l’entreprise, utilisez un logiciel de paie. Vous souhaitez en savoir plus ? Contactez-nous : nous avons une solution adaptée à vos besoins.