Comment simplifier votre gestion administrative du personnel ?

Une entreprise qui emploie plusieurs collaborateurs doit avoir un département dédié à la gestion administrative du personnel. Il s’occupe de toutes les tâches administratives indispensables à la bonne gestion des ressources humaines, à savoir :

• assurer le respect de la législation par l’ensemble de l’entreprise ;
• préparer les contrats de travail (CDI, CDD, intérim, stage…) ;
• suivre l’activité des salariés (absence, congés payés, arrêts maladie…) ;
• faire le lien entre l’entreprise et les organismes externes (mutuelle, assurance, médecine du travail…).

Chaque collaborateur du département de la gestion administrative du personnel doit être rigoureux. Un retard ou une erreur à corriger, et toute la chaîne du processus est perturbée du côté des ressources humaines. C’est d’ailleurs la raison pour laquelle il est essentiel d’optimiser les processus, voire de les automatiser à travers des solutions digitales.

La gestion administrative du personnel et les ressources humaines sont deux départements différents, mais qui travaillent main dans la main. En effet, la gestion administrative du personnel réalise toutes les tâches administratives qui permettent par la suite aux ressources humaines de gérer l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise.

Le rôle des ressources humaines consiste à :

• faciliter les échanges entre les différents collaborateurs, notamment entre les employés et les cadres ;
• mettre en place les solutions adaptées pour répondre aux besoins des collaborateurs, comme un changement d’outil si l’actuel est obsolète ou la programmation d’une formation pour monter en compétences ;
• garantir la bonne organisation de l’ensemble de l’entreprise pour assurer sa productivité ;
• garantir le bien-être des collaborateurs.

4 méthodes pour optimiser la gestion administrative du personnel

#1 Prioriser les tâches à réaliser

Créer un contrat de travail, gérer un arrêt maladie… Quelle tâche doit être réalisée en priorité ? Pour optimiser la productivité de la gestion administrative du personnel, il faut prioriser les tâches et les classer selon l’urgence et l’importance.

La matrice d’Eisenhower est une méthode d’organisation efficace que bien des entreprises utilisent. Il s’agit de planifier la réalisation des tâches par ordre d’urgence et d’importance. La matrice d’Eisenhower propose quatre catégories distinctes :

1. Les tâches urgentes et importantes, qui doivent être traitées sans délai.
2. Les tâches importantes, mais non urgentes, qui doivent être traitées après les tâches urgentes et importantes.
3. Les tâches urgentes, mais non importantes, qui peuvent être déléguées.
4. Les tâches ni urgentes ni importantes, qui doivent simplement être supprimées, car elles n’apportent rien à l’entreprise.

Grâce à cette méthode, l’organisation du département de la gestion administrative du personnel est bien plus fluide. Idéalement, la matrice est mise en place chaque semaine pour planifier avec régularité toutes les tâches à réaliser urgemment et celles qui peuvent être traitées un peu plus tard.

#2 Dématérialiser les documents administratifs

S’il est possible de gérer la partie administrative d’une entreprise à l’aide de documents papiers, cela entraîne cependant un risque. Un document qui se perd ou se déchire, par exemple, retarde la productivité des collaborateurs. De plus, remplir des dossiers papiers est une véritable perte de temps. Aujourd’hui, il existe des solutions pour dématérialiser tous les documents liés à la gestion administrative du personnel, mais aussi aux ressources humaines. Le SIRH, ou le système d’information de gestion des ressources humaines, est un logiciel qui regroupe toutes les fonctions nécessaires.

Certains SIRH permettent aux employés de consulter des informations ou de les modifier, comme les données personnelles (adresse postale, situation familiale…) ou les congés et les absences. Bien entendu, toute modification est notifiée à la gestion administrative du personnel, qui valide ensuite les changements et les demandes de congés ou d’arrêt maladie.

Comme tout est digitalisé, toutes les informations sont mises à jour en temps réel pour l’entièreté de l’entreprise.

#3 Automatiser les tâches récurrentes

Le SIRH n’est pas seulement utile pour récolter les informations liées aux données personnelles des collaborateurs ou à leurs jours d’absence. En effet, il est possible d’intégrer des logiciels externes au SIRH, comme :

• un logiciel de gestion de la paie ;
• un logiciel pour gérer la trésorerie de l’entreprise ;
• une base de données ;
• un agenda commun à l’entreprise ;
• un logiciel de gestion des tâches…

Parmi tous ces logiciels, certains proposent l’automatisation des tâches : préremplir un contrat de travail, générer un courrier… L’automatisation offre un gain de temps considérable aux équipes de la gestion administrative du personnel, qui peuvent donc se consacrer à la réalisation des tâches urgentes et importantes de la matrice d’Eisenhower.

#4 Créer des modèles de document

Si l’entreprise travaille avec le Pack Office ou Google Docs, il est possible de créer des modèles réutilisables à l’infini. Contrat de travail, visite médicale… Un seul clic, et le template est prêt à être utilisé. Certains outils informatiques permettent aussi de remplir certaines cases automatiquement, pour faire gagner un peu plus de temps aux équipes.

Simplifier la gestion administrative du personnel, c’est améliorer la qualité du travail et augmenter la productivité. Les ressources humaines dépendent de la gestion administrative du personnel : c’est là que tous les documents sont préparés, comme les contrats de travail ou les arrêts maladie. À l’aide de la matrice d’Eisenhower (pour classer les tâches selon l’urgence et l’importance) et des outils informatiques comme le SIRH, la gestion administrative du personnel gagne du temps sur la réalisation de ses missions. Par conséquent, les ressources humaines gagnent en productivité ! 

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