Comment réduire efficacement le taux d’erreur sur le bulletin de paie ?

Le bulletin de paie porte plusieurs noms : bulletin ou fiche de salaire, fiche de paie… Quel que soit celui que vous préférez utiliser, le principe est le même. Il s’agit d’un document officiel où est indiqué, notamment, le salaire d’un employé. Le bulletin de paie concerne tous les types de contrat de travail : CDI, CDD, apprentissage…

À partir du moment où vous engagez une personne à rejoindre votre entreprise, vous devez éditer un bulletin de paie. À ne pas confondre avec la facture : elle s’adresse aux travailleurs extérieurs à l’entreprise qui réalisent une mission pour vous. Un expert-comptable indépendant, par exemple, doit être payé à travers une facture.

Délivrer un bulletin de paie est une obligation légale. Cependant, vous pouvez proposer à vos salariés s’ils souhaitent le recevoir par voie électronique ou au format papier. Comme nous l’avons mentionné, il est aussi obligatoire pour justifier le salaire d’un apprenti. Et pour un stagiaire ? Là, aucune obligation, mais nous vous conseillons de lui donner un document qui apporte la preuve que vous lui avez versé une gratification.

Le bulletin de paie répond à des obligations légales. Vous devez, par exemple, y faire figurer le salaire de l’employé, mais aussi toutes les variables : heures supplémentaires, congés, arrêts maladie, primes…

Un bulletin de paie comprend :

• les informations de l’entreprise (nom, adresse, le numéro SIRET, le code APE…) ;
• la convention collective de l’entreprise ;
• les informations du salarié (nom, adresse, emploi, nombre d’heures travaillées par semaine…) ;
• le salaire et ses variables ;
• les cotisations sociales et les indemnités.

Les 4 erreurs les plus communes

#1 L’erreur comptable

Un chiffre en trop, un calcul ou une référence n’a pas été prise en compte… L’erreur comptable, c’est la plus fréquente. Il suffit d’oublier un chiffre au moment de réaliser le bulletin, et tous les calculs qui suivent sont faussés. Cela entraîne :

• un salaire incorrect ;
• un mauvais nombre d’heures supplémentaires (ou une majoration erronée) ;
• un nombre de congés insuffisants (ou un peu trop importants)…

L’erreur comptable est parfois difficile à repérer. Le plus souvent, il faut tout simplement refaire le bulletin pour s’assurer que tous les chiffres correspondent bien au nombre d’heures travaillées, aux congés pris, aux heures supplémentaires réalisées… Ce genre d’erreur n’est pas rare pour ceux qui établissent les bulletins à la main. Le risque d’erreur est assez élevé ! (Mais il existe une solution pour le réduire au maximum dont nous parlerons un peu après dans cet article.)

#2 Les coquilles

Les fautes de frappe sont aussi à prendre en compte. Si le nom de l’employé, par exemple, est mal orthographié, vous devez recommencer le bulletin de paie. Là, encore, l’erreur est souvent liée à un traitement manuel du bulletin : une faute de frappe est vite arrivée, et la coquille n’est pas toujours décelable au premier coup d’œil !

#3 L’erreur sur l’ancienneté d’un salarié

La date d’entrée d’un salarié est un élément essentiel pour l’édition d’un bulletin de paie. Effectivement, l’ancienneté est à prendre en compte lors du calcul du salaire et/ou de certains avantages. Comme pour l’erreur comptable et les coquilles, une ancienneté incorrectement indiquée sur un bulletin vous forcera à refaire ce dernier de A à Z.

#4 L’erreur sur la convention collective

Les décisions prises par la convention collective jouent un rôle important sur le calcul du salaire. Il s’agit notamment du nombre d’heures supplémentaires autorisées pour chaque salarié : si la durée n’est pas égale à la réalité, le salaire est faussé.

Le logiciel de gestion de paie : la meilleure solution pour réduire le taux d’erreur sur le bulletin de paie

Comme nous l’avons mentionné, l’erreur est bien plus facile lorsque vous réalisez un bulletin à la main. L’outil informatique est formidable, mais l’erreur est humaine ! Pour réduire les risques, profitez d’un logiciel qui vous propose l’automatisation de la paie.

L’avantage d’un tel logiciel, c’est qu’il vous offre plus que l’édition automatique des bulletins de paie de vos employés. Vous pouvez aussi y gérer vos déclarations sociales nominatives.

Automatiser la paie, cela signifie que les informations enregistrées dans l’outil sont automatiquement appliquées aux types de documents voulus. Quelques clics, et vous avez rempli un bulletin de salaire sans avoir pris le risque d’une erreur. De plus, les variables sont prises en compte pour calculer le salaire, comme les congés ou les heures supplémentaires. Cette solution vous fera gagner en efficacité et en productivité. Vous pouvez dire adieu aux tâches chronophages et vous concentrez sur celles à forte valeur ajoutée.

Avec un logiciel de gestion de la paie, tout est plus simple : la création du bulletin de paie est automatisée. Vous éliminez le risque d’erreur, et vous gagnez du temps. Comme le logiciel remplit automatiquement les champs récurrents à votre place et réalise les calculs de salaire (avec les variables), vous réalisez cette tâche bien plus rapidement. L’automatisation de la paie s’adresse à tous les types d’entreprise : TPE, PME, grandes sociétés… Si vous souhaitez en savoir plus, n’hésitez pas et contactez-nous. Nous répondrons à toutes vos questions avec plaisir !