Quelles modalités pour la gestion des primes en entreprise ?

Ces primes doivent être versées par l’entreprise à ses collaborateurs lorsque certaines conditions légales sont assurées. Le conseil des prud’hommes est, en principe, compétent pour statuer sur une infraction à cette obligation. Il y a cinq types de primes obligatoires :

La prime de participation doit être versée à tous les collaborateurs d’une entreprise, quand celle-ci dépasse une certaine taille. L’entreprise est soumise à ce devoir légal lorsqu’elle a embauché au moins 51 salariés pendant 12 mois, consécutifs ou non, durant la période de 36 mois passée.

Le montant de la prime de participation est indexé sur les bénéfices réalisés par l’entreprise. Le collaborateur peut opter pour son versement immédiat, ou pour un blocage, pendant 5 ans, de la somme sur un plan épargne entreprise (PEE). Dans le second cas, la prime est exonérée d’impôt sur le revenu.

La prime d’ancienneté n’a de caractère obligatoire que si elle est prévue par une convention. Il peut s’agir du contrat de travail, mais c’est souvent par convention collective que la prime d’ancienneté est mise en place.

Après un certain nombre d’années passées dans l’entreprise, les primes d’ancienneté sont versées proportionnellement (à un taux sur la base du salaire). Toutefois, il arrive également qu’elles soient versées à un taux sur la base du minimum conventionnel, ou en forfait (montant fixe, par exemple : dans la CCN des experts-comptables).

Dans ce cas, l’employeur s’est engagé à verser une prime d’entreprise. Cet engagement a pu être pris à l’égard d’un salarié, d’une équipe, ou même de l’entreprise dans sa globalité. Cet engagement a pu être inscrit dans le contrat de travail (CDI ou autre), en annexe, ou même à l’oral. Qu’importe le motif de cette prime, qui peut prendre la forme d’une prime vacances, d’une prime de performance ou d’ancienneté, l’employeur qui s’est engagé est légalement contraint de verser le montant promis.

Enfin, le droit du travail reconnaît, en France, l’usage d’entreprise comme un concept légal et contraignant. Pour qu’il soit caractérisé, l’usage doit avoir été « constant », « fixe » et « général ». (le site service-public.fr donne davantage de précisions à ce propos). Lorsqu’il y a usage d’entreprise, comme le fait pour un employeur d’avoir versé les 5 années passées une prime de fin d’année à l’ensemble du personnel, il est légalement tenu de continuer. Il peut toutefois se désengager de cet usage en s’y prenant assez à l’avance et en justifiant sa décision.

Ce type de prime d’entreprise a une visée compensatoire de conditions de travail vécues comme pénibles ou contraignantes. Elle est obligatoire en fonction des conditions de travail. Comme pour la prime d’ancienneté, elle peut être plus favorable que la convention. Ces primes sont soumises à impôts et cotisations. En voici une liste non exhaustive :

• Prime d’astreinte

• Prime de nuit

• Prime de pénibilité

• Prime d’assiduité

• Prime de sécurité

• Prime d’insalubrité

D’autres primes d’entreprise peuvent, par contre, être versées à titre volontaire. On en connaît deux types différents.

La prime d’intéressement a pour but de motiver les collaborateurs d’une entreprise à atteindre leurs objectifs, et à fournir une bonne qualité de travail. L’entreprise la conditionne à l’atteinte d’un objectif donné, souvent dans un délai imparti.

Toute entreprise peut, enfin, décider de verser une prime d’entreprise exceptionnelle à l’occasion de divers évènements allant du mariage d’un salarié à une conjoncture économique difficile. En principe, la prime d’entreprise exceptionnelle est soumise au paiement de l’impôt et de cotisations sociales, comme le reste des rémunérations salariales.

Actualité : le cas de la prime Macron

Toutefois, depuis 2018, la prime Macron permet à titre exceptionnel, dans le cadre d’une politique publique de sauvegarde du pouvoir d’achat, de défiscaliser cette rémunération exceptionnelle sous certaines conditions.

Adoptée dans le cadre du projet de loi pour le pouvoir d’achat, la prime Macron ou Pepa permet à l’employeur de verser au salarié une prime exceptionnelle du montant qu’il a choisi.

Mesure initialement prise en réponse au mouvement des gilets jaunes en 2018, Emmanuel Macron a pris la décision de reconduire cette prime pour soutenir l’économie du pays au cours de la période de confinement.

En été 2022, des évolutions ont été apportées pour créer la PPV (Prime de Partage de la Valeur). Exonérée de cotisations sociales, elle pourra être versée à tous les salariés pour un montant maximal de 3000 € (dans toutes les entreprises) et jusqu’à 6000 € pour celles ayant mis en place un dispositif d’intéressement ou de participation.

Digitalisation de la gestion des primes d’entreprise : un enjeu crucial pour les entreprises

Les ressources humaines, un département essentiel

Avec l’avènement du digital survenu ces dernières années, les nouvelles technologies sont en perpétuelle évolution. Il est indispensable pour les entreprises de s’aligner sur ces nouvelles tendances pour rester compétitives.

Le département des ressources humaines est un des piliers essentiels au bon fonctionnement d’une entreprise. C’est lui qui s’occupe de toutes les tâches liées à la gestion du personnel, dont la gestion et le calcul des fiches de paie et des primes.

Pour optimiser l’efficacité du département des ressources humaines, il est primordial de mettre en place un système de gestion performant pour améliorer le processus RH de l’entreprise, comme l’automatisation de la gestion des primes.

Les avantages de l’automatisation de la gestion des primes en entreprise

Simplifier le travail des ressources humaines

La gestion des primes est une opération délicate qui demande une extrême vigilance. Une erreur peut avoir des conséquences lourdes tant pour l’entreprise que pour l’employé.

Pour simplifier les tâches des ressources humaines, il existe désormais de nombreuses solutions d’automatisation de gestion de la paie. Cela permettra au département RH de se concentrer sur d’autres missions à forte valeur ajoutée, telles que le recrutement des salariés, l’organisation du personnel, la rédaction des contrats de travail…

Gagner en temps et en efficacité

Une automatisation efficace de la paie recueille les informations pertinentes au même endroit, sous forme électronique. Elle permet ainsi de réduire considérablement le risque d’erreurs.

D’autre part, elle permet de simplifier les démarches administratives. Fini les papiers, les fiches de paie sont distribuées via coffres-forts aux employés. Un gain de temps considérable pour l’entreprise.

Quel logiciel pour automatiser la gestion des primes d’entreprise ?

Automatiser la gestion des paies et des primes consiste à avoir recours à des solutions informatiques. Concrètement, cela permet de gérer les bulletins des salariés de manière optimale et simplifiée.

La gestion des éléments de paie versés peut s’avérer chronophage pour les équipes de ressources humaines, surtout si elles utilisent un outil inadapté tel qu’Excel.

RPGPAIE propose des solutions de gestion de paie (via un logiciel de paie SILAE et un SIRH), permettant de soulager la charge de travail pesant sur vos équipes de ressources humaines, tout en limitant le risque d’erreur ou de retard de paie.

Vous désirez optimiser la gestion de la paie et des primes pour gagner en efficacité ? RPGPAIE peut vous accompagner. Parlons de votre projet.