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Pourquoi et comment optimiser la gestion de la paie en entreprise ?
La gestion de la paie concerne toutes les entreprises qui emploient un ou plusieurs collaborateurs. Elle est souvent prise en charge par un gestionnaire de paie, qui s’occupe alors des différentes tâches liées à la rémunération : salaires, heures supplémentaires, primes, arrêts de travail… Quelle que soit la taille de l’entreprise, Comment optimiser la gestion de la paie pour fluidifier le processus et réaliser des économies. Comment faire ? Quelles sont les solutions pour une meilleure gestion de la paie ? Auxopaie vous livre toutes ses astuces.
Qu’est-ce que la gestion de la paie ?
La gestion de la paie est utilisée par une entreprise pour rémunérer les collaborateurs, et ce, quelle que soit leur relation de travail (intérim, stage, apprentissage, CDD, CDI…). C’est le gestionnaire de paie qui s’occupe de toutes les modalités au sein du service comptable et des ressources humaines.
Il s’agit d’une partie très importante pour les entreprises, car c’est là où sont conservées toutes les informations liées aux salariés : entrée dans l’entreprise, secteur d’activité, heures travaillées par semaine, rémunération et les variables de la rémunération…
Gestion de la paie : pour quelles raisons devriez-vous l’optimiser ?
Pourquoi est-il important de ne pas négliger la gestion de la paie ? C’est simple : elle lie directement l’employeur au salarié. D’ailleurs, elle est obligatoire pour les entreprises qui embauchent un ou plusieurs collaborateurs. Elle regroupe tout ce qui touche à la paie, soit :
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les bulletins de salaires (papiers ou électroniques) ;
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la rémunération mensuelle ;
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les primes ;
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les arrêts maladie ;
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les congés ;
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les avantages salariaux (avantages en nature, titres restaurant; intéressement, etc.)…
La paie est réglementée (droit européen, droit du travail, Convention collective, accords de branche et d’entreprise, contrat de travail). L’URSSAF, par exemple, réalise parfois des contrôles au sein des entreprises pour vérifier que toutes les obligations liées au calcul et paiement des cotisations soient bien respectées. Pour éviter les sanctions financières, il est nécessaire de remplir les critères indiqués par l’administration fiscale.
Suivre les nouvelles réglementations
À partir du 1er janvier 2022, les employeurs doivent indiquer trois nouvelles mentions sur le bulletin de paie des salariés :
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le montant net imposable ;
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le montant net imposable pour les heures supplémentaires et/ou complémentaires lorsqu’elles sont exonérables ;
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le montant des prélèvements à la source.
L’optimisation de la gestion de la paie permet d’adopter ces nouveaux processus plus rapidement et plus efficacement.
Comment améliorer le processus de gestion de la paie de votre entreprise ?
La première étape de l’optimisation de la gestion de la paie, c’est de réaliser un audit. Ce dernier vous indique tout ce que vous devez savoir sur les processus internes de votre entreprise, soit les points forts et les axes d’amélioration. Vous pouvez réaliser l’audit de paie par vous-même, mais pour gagner du temps (et obtenir un diagnostic professionnel), vous avez la possibilité de faire appel à un prestataire externe. Il existe de nombreux cabinets qui vous proposent de faire un audit de paie complet et qui vous offrent aussi les solutions pour une meilleure gestion.
Quelles sont les étapes d’un audit de paie ?
Que vous le réalisiez en interne ou à travers l’aide d’un prestataire externe, l’audit de paie se découpe en quatre étapes clés :
- Récolter les données liées à la gestion de la paie.
- Définir les objectifs de l’entreprise.
- Analyser les données.
- Mettre en place un plan d’optimisation.
La première étape permet de mieux comprendre les processus existants. Si ceux-ci ont un défaut, ils seront alors analysés lors de la troisième étape. L’optimisation, quant à elle, se fait en fonction des objectifs de l’entreprise (diminution des coûts, transformation digitale…).
Si vous faites appel à un cabinet d’audit, vous aurez rapidement accès aux bonnes pratiques de la gestion de la paie.
Pourquoi digitaliser la gestion de la paie ?
Bien que le bulletin de paie électronique ne soit pas obligatoire, il représente pourtant un véritable atout pour les entreprises et les employés. Ceux-ci peuvent cependant demander à ce que leurs bulletins leur soient remis en version papier.
La gestion électronique des documents concernant la paie
La digitalisation de la paie ne concerne pas seulement l’édition des bulletins. La gestion de la paie se fait, elle aussi, à travers des logiciels simples et efficaces, qui limitent le risque d’erreurs et augmentent la productivité du gestionnaire de paie. Finis les papiers qui se perdent ou qui doivent être recherchés pendant des heures dans les dossiers cachés au fond de l’armoire : avec un logiciel d’automatisation de la paie, tous les documents liés au personnel sont enregistrés et conservés dans les services informatiques de l’entreprise.
La déclaration sociale nominative
Il incombe au gestionnaire de paie de remplir et de transmettre la déclaration sociale nominative (DSN) aux administrations concernées. Avec un logiciel de paie, la DSN est automatiquement pré-remplie pour faciliter la tâche du service paie, les informations sont partagées en temps réel, sans intermédiaire.
L’envoi de la DSN se fait de manière systématique et sécurisée. Le gestionnaire de paie n’a plus qu’à vérifier les informations contenues dans la déclaration.
Le contrôle de la paie
Comme tous les documents arrivent sur une seule plateforme, le gestionnaire de paie retrouve tout ce dont il a besoin pour calculer et contrôler la paie de chaque salarié en quelques clics. La centralisation des données est un véritable gain de temps, mais elle limite aussi le risque d’erreurs ou de perte d’informations lors d’une transmission de documents d’un service à un autre.
Optimiser la gestion de la paie d’une entreprise, c’est à la fois un gain de temps et d’argent. La solution RPGPAIE permet aux PME d’optimiser leur gestion de paie et de centraliser tous les documents de l’entreprise. Toutes les données se retrouvent sur une même plateforme, accessibles facilement à toutes les personnes concernées (le gestionnaire de paie, le service comptable, les services des ressources humaines, les employés…). De plus, la planification des processus est simplifiée ! La digitalisation de la gestion de la paie est un atout pour toutes les entreprises, petites ou grandes. Vous souhaitez en savoir plus ? Découvrez nos services pour simplifier la gestion de la paie de votre entreprise. Et si vous avez une question, contactez-nous : nous sommes à votre disposition.