Comment optimiser le processus de paie grâce à l’outil de planification des tâches ?

Aussi appelé gestion de la paie, le processus de paie est assuré par un gestionnaire de paie. Il s’agit, pour lui, de gérer la paie d’une entreprise, soit la rémunération de chaque collaborateur qu’il soit en CDI, en CDD, en stage… Toute personne qui réalise une tâche contre un salaire doit recevoir un bulletin de paie.

Le processus de paie est l’une des missions qui incombe le département de la gestion administrative du personnel. Les bulletins de paie, ou les fiches de paie selon la dénomination utilisée par l’entreprise, doivent être transférés aux collaborateurs.

Créer et transmettre les bulletins de paie

Pour réaliser un bulletin de paie conforme aux législations actuelles, le gestionnaire doit :

• saisir les mentions obligatoires ;
• saisir les variables (congés payés, heures supplémentaires, primes…) ;
• créer une copie que l’entreprise conserve 5 ans au minimum.

Une fois que le bulletin est rempli, il est remis au collaborateur concerné. Vous avez le choix du format, sauf si le collaborateur a explicitement fait part de son refus de recevoir son bulletin par voie électronique. Sinon, vous pouvez le remettre par voie électronique, par courrier ou en main propre.

Verser les salaires aux collaborateurs

Lorsque les bulletins ont été remis aux personnes concernées, le gestionnaire de paie doit verser le salaire de chacun selon la méthode de l’entreprise. Un salaire peut être remis :

• en espèces ;
• par chèque ;
• par virement bancaire.

Faire une déclaration sociale nominative

Toute entreprise du secteur privé doit faire une déclaration sociale nominative (DSN) tous les mois, après avoir créé et transmis les bulletins de salaire aux collaborateurs. Il s’agit d’un document obligatoire qui partage les données des salariés aux organismes sociaux et sert à calculer les cotisations sociales de l’entreprise.

Faire la comptabilité de l’entreprise

Enfin, le gestionnaire s’assure que toutes les données liées aux bulletins de paie et à la déclaration sociale nominative sont incluses dans la comptabilité de l’entreprise.

L’outil de planification des tâches du processus de paie : le meilleur moyen d’optimiser la gestion de l’entreprise ?

Quelles sont les solutions à la disposition de l’entreprise pour gérer la paie ?

L’expert-comptable

Si la gestion de la paie est une obligation légale pour chaque entreprise, rien ne dit qu’elle doit être réalisée en interne. En effet, il est tout à fait possible de déléguer le processus de paie à un prestataire externe, notamment un expert-comptable.

Ce dernier s’occupe de créer les bulletins de paie et de gérer la comptabilité de l’entreprise. Mais la tarification d’un expert-comptable est souvent élevée. De plus, confier la gestion de la paie à un expert-comptable ne vous dédouane pas de vos responsabilités légales. S’il y a une erreur, c’est vers vous que le service de contrôle fiscal se tournera.

Le logiciel de paie

Le logiciel de paie est la solution la plus rentable pour une entreprise. Soit, elle crée elle-même un logiciel, ce qui demande de la main d’œuvre, soit elle acquiert un logiciel externe élaboré par des experts.

Avec le logiciel de paie, le gestionnaire à tous les outils en main pour réaliser les différentes étapes du processus de paie, donc créer des bulletins et les transmettre aux collaborateurs, mais aussi réaliser la DSN et entrer les données nécessaires dans le logiciel de comptabilité de l’entreprise.

Comment optimiser le processus de paie à l’aide de l’outil de planification des tâches ?

Qu’est-ce qu’un outil de planification des tâches ? Il s’agit d’un logiciel où les collaborateurs organisent et consultent les tâches à réaliser pour un projet donné sur la journée, la semaine ou le mois. Pour un gestionnaire de paie, c’est voir à quel moment :

• les bulletins doivent être réalisés et envoyés (par courrier, par voie électronique…) ;
• la DSN doit être remplie ;
• les salaires doivent être versés (et par quel moyen) ;
• la comptabilité doit être complétée.

L’outil indique tout ce qu’il faut savoir : la durée de réalisation de la tâche, la date où elle doit être terminée, les ressources nécessaires pour la réaliser, les collaborateurs liés au projet…

Les outils de planification des tâches du processus de paie

Comme pour le logiciel de paie, il est possible de créer une solution interne, mais cela requiert des ressources et du temps, alors que de nombreux outils sont à disposition sur Internet.

L’offre de monday.com, par exemple, le gestionnaire de paie peut créer une feuille de route où il inclut toutes les tâches à réaliser, les collaborateurs, les échéances… Trello fonctionne de manière similaire : c’est un outil où les collaborateurs peuvent intégrer un projet, le suivre, organiser les tâches. Enfin, le dernier outil recommandé de la liste est Asana. Sa version gratuite permet de créer des tâches, d’y ajouter des collaborateurs et une échéance, mais aussi de commenter les projets pour poser une question ou donner un détail sur le processus.

Le gestionnaire de paie est responsable de tout ce qui touche aux salaires de l’entreprise. C’est lui qui fait les bulletins, les envoie, gère les obligations liées à la paie… Toutes ces tâches peuvent rapidement devenir une perte de temps si elles ne sont pas bien organisées. Avec l’outil de planification des tâches du processus de paie, le gestionnaire accède à toutes les données nécessaires pour mener à bien ses missions. Et pour gagner en productivité, il est indispensable d’utiliser une solution digitale de gestion de la paie.