Les documents obligatoires qui concernent un contrat de travail ne sont pas seulement à remettre au moment de l’embauche. Car oui, une démission, un licenciement ou encore la fin d’un contrat temporaire entraînent la création et la remise de plusieurs documents. Le solde de tout compte est celui qui nous intéresse aujourd’hui. De quoi s’agit-il, exactement ? Que comporte-t-il ? Quand faut-il le remettre à l’employé ? Y a-t-il des clauses particulières à connaître sur le solde de tout compte ? Retrouvez toutes les réponses à vos questions dans cet article.
Le solde de tout compte : de quoi s’agit-il ?
Le solde de tout compte est un document obligatoire que l’employeur doit donner à un salarié qui quitte l’entreprise. Il indique le montant et la nature de toutes les sommes versées lors d’une rupture de contrat de travail. Pour régler un solde de tout compte, vous avez le choix entre :
- le virement bancaire ;
- le chèque.
Vous avez la possibilité de régler le solde en espèces mais la pratique reste rare, car vous ne pourrez pas conserver une trace écrite du paiement. Avec un chèque ou un virement bancaire, vous avez la preuve que le solde a bien été versé à l’employé.
L’employé perçoit le solde de tout compte lorsque son contrat de travail a effectivement pris fin. Les sommes prises en compte sont les suivantes :
- le salaire ;
- les primes ;
- les indemnités liées à la rupture d’un contrat.
Est-il possible de contester les sommes mentionnées dans un solde de tout compte ?
Le reçu du solde de tout compte doit être imprimé en deux exemplaires. L’un est remis à l’employé lors de son départ de l’entreprise, l’autre est conservé par l’employeur. Ce document est à garder par les deux parties pour une durée minimale de trois ans. La raison ? Le salarié a trois ans pour contester une ou plusieurs sommes non mentionnées dans le reçu.
À savoir : si l’employé a signé le reçu, il peut encore contester les sommes mentionnées pendant six mois, et s’il n’a pas signé le reçu, la durée s’élève jusqu’à deux ans. La contestation concerne généralement une erreur de calcul ou un oubli. Elle doit être présentée devant le conseil des prud’hommes.
Quels sont les types de contrats concernés par le solde de tout compte ?
Tous les contrats de travail font l’objet d’un solde de tout compte lorsqu’ils sont rompus. Que l’employé soit en CDI, en CDD ou sous contrat de travail temporaire, il a l’obligation de recevoir ce document s’il démissionne, s’il est licencié ou si la durée du contrat prend tout simplement fin.
Mais il faut noter que le solde de tout compte n’est pas obligatoire si, à la fin d’un CDD ou d’un apprentissage, vous faites signer un contrat de travail à durée indéterminée à l’employé en question.
Les mentions obligatoires du solde de tout compte
Comme tous les documents officiels, le solde de tout compte comporte des mentions obligatoires. Vous devez indiquer :
- l’ensemble des sommes versées à l’employé, donc le salaire, les primes et les indemnités de fin de contrat et/ou des congés payés qui n’ont pas été consommés, les heures supplémentaires qui n’ont pas encore été réglées ;
- l’édition en double exemplaire du reçu, l’un remis à l’employé et l’autre conservé par l’entreprise.
Si vous avez un logiciel de gestion de la paie, vous retrouvez facilement toutes les sommes à mentionner dans le solde de tout compte. Ensuite, vous pouvez télécharger et imprimer (en deux exemplaires) le modèle de reçu proposé par le site de l’Urssaf ou créer le vôtre.
Attention, si le salarié fait une demande de démission, vous n’avez pas à lui verser les indemnités de rupture de contrat. Vous devez toujours lui payer les autres sommes, comme les primes ou les heures supplémentaires qu’il n’aurait pas récupérées à ce moment-là.
À quel moment faut-il donner le solde de tout compte à l’employé ?
Le solde de tout compte doit être remis à l’employé à un moment précis. Si l’employé a fait un préavis, vous devez lui remettre l’un des deux reçus pour solde de tout compte à la fin de cette période travaillée. Au contraire, si aucun préavis n’a été réalisé, vous avez l’obligation de donner l’exemplaire du reçu destiné à l’employé le jour de son départ de l’entreprise.
L’employé n’a pas à signer immédiatement le reçu. Il est libre de le faire ultérieurement. Lorsqu’il le signe, il dispose d’une période de six mois (à compter du jour de la signature) pour contester une somme du solde. Mais si la contestation concerne des sommes oubliées, qui ne sont donc pas mentionnées dans le document, l’employé a trois ans pour revenir vers vous.
Dans le cas où l’employé n’a pas signé le reçu, il dispose d’un an pour contester une somme liée à la rupture du contrat de travail, de deux ans pour ce qui touche à des sommes qui n’auraient pas été payées lorsque le contrat de travail était encore actif, et de trois ans pour tout ce qui se rapporte aux salaires.
Que l’employé signe ou non le reçu, vous avez vous-même un délai de trois ans pour demander le remboursement si vous aviez versé une plus grosse somme que ce que vous auriez dû. Au-delà de ce délai, vous ne pourrez plus réclamer de remboursement. Faites bien vos vérifications avant la date butoir si vous avez un doute.Le solde de tout compte est un document que vous devez obligatoirement remettre à l’employé qui quitte votre entreprise. Il concerne tous les types de contrats de travail : CDI, CDD, intérim, apprentissage… Cependant, si l’employé signe un CDI suite à un CDD ou un apprentissage, le solde de tout compte n’est plus une obligation. Dans le cas où vous délivrez un solde de tout compte, vous devez éditer et imprimer deux reçus. Le premier est à remettre à l’employé. Vous conservez le second pour au moins trois années consécutives. C’est d’ailleurs le temps qui est accordé à l’employé et à l’employeur pour contester les sommes mentionnées. Pour vous assurer que vous avez bien indiqué toutes les sommes dues dans le reçu, référez-vous à votre logiciel de gestion de paie.
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