La digitalisation des processus au service de la productivité des entreprises

L’ère du tout digital, un atout pour votre entreprise

À l’époque où l’informatique n’existait pas, tous les documents étaient sous le format papier. Si les entreprises n’avaient pas d’autre choix, cela était pourtant un désavantage. Car oui, le papier est souvent synonyme d’erreur : un chiffre qui n’est pas retranscrit sur la bonne ligne, un oubli… Le papier se conserve « mal ». Il faut le classer dans des dossiers, qui eux-mêmes doivent être rangés quelque part dans les bureaux de l’entreprise.

Si le papier est toujours utilisé aujourd’hui, il tend à disparaître au profit du format numérique. La raison ? Il y en a même plusieurs ! Déjà, un fichier digital est plus facile à archiver : quelques clics, et vous le retrouvez immédiatement. Il est aussi simple de le partager à ses collaborateurs ou à ses clients, notamment à travers les pièces jointes d’un email. Ensuite, le format numérique répond aux nouvelles exigences environnementales des entreprises (mais aussi de leurs clients).

La digitalisation des processus, c’est pourtant bien plus que cela. Éditer une facture, par exemple, ne prend que quelques secondes à l’aide du bon logiciel. Les informations récurrentes sont pré-remplies, et il ne reste plus qu’à régler les détails finaux. Le département des ressources humaines gagne du temps : toutes ces tâches chronophages, deviennent bien plus rapides à finaliser. Et le risque d’erreur est largement amoindri : la machine se trompe rarement.

À quoi correspond la digitalisation des processus ?

La digitalisation des processus de l’entreprise concerne tous les services, qu’il s’agisse du département des ressources humaines, de la comptabilité… Chaque métier profite de la transformation numérique. Avec la digitalisation, les processus sont plus faciles à réaliser, voire automatisés.

Une tâche récurrente peut donc être automatisée à travers un logiciel. Comme vos collaborateurs ont plus de temps pour se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée, ils gagnent en productivité.

Chaque métier bénéficie de l’outil informatique, notamment à l’heure où les entreprises autorisent le travail à distance. Une réunion ? Les collaborateurs peuvent se connecter à un logiciel pour échanger, sans avoir à se déplacer pour se rencontrer. De plus, ils partagent facilement les documents sur lesquels ils travaillent ensemble et y accèdent même à n’importe quel moment de la journée.

À vrai dire, la digitalisation des processus profite à tous.

• Le service des finances.
• Le service comptable.
• Le département des ressources humaines.
• Le service des achats.
• Le service commercial.
• Le service marketing…

Chaque métier a besoin d’un logiciel adapté à ses tâches. Un CRM (Customer Relationship Management), par exemple, sera utile à votre équipe commerciale, mais aussi à votre équipe marketing. Ce logiciel regroupe toutes les données des clients de l’entreprise. Si l’un de vos collaborateurs doit récupérer une information, il la retrouve en quelques secondes seulement. De plus, chaque modification (ajout d’un client, changement d’une adresse email pour un prospect existant…) est immédiatement mise à jour : tous les collaborateurs ont les mêmes données, et ce, qu’ils soient à l’origine de la rectification ou non.

Le département des ressources humaines, quant à lui, profiterait grandement d’un logiciel d’automatisation de la paie. À l’instar du CRM, toutes les données des collaborateurs sont enregistrées dans le logiciel d’automatisation de la paie. Au moment d’éditer une fiche de paie, certains champs sont pré-remplis, notamment ceux concernant le nom, l’adresse et le métier du collaborateur en question. Mais le plus gros avantage de ce logiciel, c’est la réduction du risque d’erreur. Les calculs sont effectués par la machine : il suffit d’entrer les données et le reste se fait automatiquement. Là, une simple vérification que tout correspond bien, et la fiche de paie est prête à être envoyée… au format digital ! Vous réalisez des économies, et vos collaborateurs peuvent conserver leurs fiches en toute sécurité (et sans risquer de les perdre).

La digitalisation des workflows : un processus fluide pour l’ensemble de l’entreprise

Le workflow, ou flux de travail, représente toutes les étapes de réalisation d’une tâche. Tous vos collaborateurs ont une liste de tâches à faire sur la semaine ou le mois. Grâce à la digitalisation des processus, il devient plus simple d’optimiser le workflow.

À l’aide d’un logiciel dédié, il est possible de créer une cartographie digitale. Chacun y a accès : la tâche d’untel apparaît sur la cartographie et vous pouvez en consulter l’avancement. Là, vous voyez toutes les étapes : celles qui ont été réalisées, celles en cours de réalisation, et celles qui doivent encore être réalisées. Cela vous permet d’avoir une vision globale de ce qui se passe au sein de l’entreprise.

Pour vos collaborateurs, cela booste la productivité et la motivation. La digitalisation des workflows est particulièrement utile pour les collaborateurs qui travaillent en groupe : ils peuvent observer l’avancée du projet au fur et à mesure, ajouter des tâches, en retirer… Le processus est donc optimisé, améliorant la productivité.

Vous l’aurez compris : la digitalisation des processus est un atout pour vous et vos collaborateurs. Grâce à l’automatisation des tâches, vous réduisez le taux d’erreurs et vous améliorez la productivité de chacun. De plus, les collaborateurs peuvent partager des données bien plus facilement. Ces dernières sont toujours à jour, pour tout le monde. Si une personne du service commercial doit contacter un client, elle aura toutes les dernières informations à son sujet. Tous les services profitent de la digitalisation des processus. Vous souhaitez entamer la transformation numérique de votre entreprise ? Commencez par adopter un logiciel de gestion de paie. Pour en savoir plus, contactez-nous : nous nous ferons un plaisir de vous renseigner.